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商务日语・ビジネスの伝言

(1)伝言の仕方と受け方
[短い伝言の場合]
李  :誠に申し訳ございません。木村はただ今席を外しておりますが、何かお急ぎのご用でしょうか。
取引先:では、木村様がお戻りになられましたらお電話をいただきたいと、お伝えいただけませんか。
李  :かしこまりました。もう一度、ご連絡先を確認させていただきます。○○社の△△様でよろしいですね。
取引先:ええ、けっこうです。
李  :はい、確かにその旨伝えておきます。私、営業一課の李と申します。
取引先:では、よろしくお願いいたします。

[長い伝言の場合]
李  :誠に申し訳ございません。木村はただ今、外出しておりますが、いかがいたしましょうか。
取引先:では、恐れ入りますが、ご伝言をお願いします。
李  :かしこまりました。
取引先:実は・・・・(長い内容)・・・
李  :申し訳ございません。メモを取らせていただきますので、少々お待ちください。
       ・・・・(メモ用紙を用意して)・・・
    お待たせいたしました。どうぞ。
取引先:・・・・・・、・・・・・・。そう、おことづけをお願いいたします。
李  :内容をもう一度確認させていただきます。
       ・・・・(メモの内容を復唱する)・・・
    間違いございませんでしょうか。
取引先:はい、確かに。
李  :では、木村が戻り次第、さよう申し伝えておきます。私、営業一課の李と申します。
取引先:では、よろしくお願いいたします。
常套表現と解説

・ では、△△様に△△(本人名)から電話があったとお伝えいただけませんか。
  では、△△様がお戻りになられましたら、お電話をいただきたいとお伝えいただけませんか
  では、恐れ入りますが、ご伝言をお願いします
・ 申し訳ございません。メモを取らせていただきますので、少々お待ちください
  (お名前・ご連絡先・内容…)をもう一度確認させていただきます
・ ○○課の△△(名前)が確かに承りました
  では、さよう伝えておきます。私、○○課の△△(名前)と申します
・ では、よろしくお願いいたします

 ビジネスの伝言を受けるとき、絶対に忘れてはならないのは相手側の名前や連絡先、また伝言内容の再確認です。そして、最後には必ず自分の所属部署と名前を相手に告げることです。これはビジネスマンとしての職務上の責任でもありますし、相手側に安心感を与えることができます。

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